«Контроль над отелем» или концептуальная модель автоматизации гостиничного бизнеса

Источник: Все о вашей безопасности, №1, 2002 год

В прошлом году журнал опубликовал серию статей, посвященных интеграции технических средств в современном здании. В этом номере мы продолжаем начатую тему, но с уклоном в конкретную предметную область - гостиницы.

С чего начать…

Тема управления зданиями вызывает огромный интерес у потребителей, заинтересованных в повышении эффективности управления в таких традиционных отраслях бизнеса, как производство, складское хозяйство, гостиничный бизнес, таможенные терминалы и многих других. Сегодняшняя статья посвящена одной из наиболее незатронутых этой темой отраслей - гостиничному хозяйству и связанной с ним инфраструктурой.

Нам хотелось бы обсудить проблему, с которой им приходится сталкиваться всё чаще: как «увязать» подсистемы безопасности, управления зданием, снабжением и другие неотъемлемые составляющие современного отеля в единую жизнеспособную систему, позволяющую полностью контролировать его деятельность?

Как показал предварительный анализ имеющихся на рынке продуктов, решение проблем автоматизации гостиниц находится не в лучшем, а где-то даже и в худшем положении, нежели, например, производственных зданий. Ни одна из рассмотренных нами систем не только не обеспечивала интеграции различных подсистем гостиничного хозяйства, но даже изначально не содержала в своей идеологии такой возможности.

Итак, попробуем создать модель идеальной (или почти идеальной) системы управления современным отелем. Для лучшего понимания работы всей системы отдельно рассмотрим технические и информационные составляющие, то есть выделим два тесно связанных между собой слоя системы:

• Технический слой, включающий все инженерные подсистемы, в том числе подсистему безопасности;
• Информационный слой, решающий проблемы оптимального управления гостиничным хозяйством - распределение номерного фонда, учет расходных материалов, ведение стоимостного учета, включая выписку различных счетов, и ряд других задач.

Известные нам аппаратные и программные комплексы решают задачи одного слоя, без учета взаимовлияния, что даже теоретически не позволяет организовать оптимальное управление таким сложным организмом, как современный отель.

Решаемые задачи

Функциональность системы является основным критерием, определяющим выбор системы покупателем. Поэтому мы постарались показать те моменты, которые, являются наиболее важными в системе автоматизации работы отеля. Такая система должна решать следующие задачи:  

Приведенная выше таблица не претендует на полноту, но отражает базовую специфику деятельности отеля. Попробуем теперь от постановки задачи перейти к ее реализации.

Архитектура

Итак, как же увязать информационную и техническую составляющие автоматизации гостиничного хозяйства? Начнем с главного - с информации, поскольку она является либо результатом деятельности какой-либо подсистемы, либо исходными данными для функционирования и принятия решений другими подсистемами.

Хранилищем информации назначим сервер СУБД, который включен в компьютерную сеть, опоясывающую весь объект. Через сеть с сервером связаны рабочие станции, на которых устанавливается прикладное программное обеспечение, обслуживающее определенные задачи - будь то регистрация постояльцев, выписка счетов или управление складом постельного белья. Для связи с внешним миром включим в состав системы WEB-сервер, обслуживающий представление гостиницы в Интернете и прием заявок на поселение.

Для управления работой оборудования (системами жизнеобеспечения, охраны, управления доступом и т.д.) введем еще одну сеть, в качестве которой может использоваться стандартное решение, используемое для построения интеллектуальных зданий. В качестве примеров можно взять LonWorks или InstaBUS. Управление техническими подсистемами осуществляет специализированный программируемый контроллер.

Последний штрих - это связать две подсети, - компьютерную сеть и сеть управления, - воедино. Для этого может использоваться компьютер со специальным программным обеспечением.

Как это работает

Полное описание функционирования интегрированной системы безопасности выходит за рамки данной статьи, поскольку оно очень объемно. Но для понимания её сути приведем несколько примеров.

• Для резервирования номеров на группу туристов администратор вызывает специальную функцию системы, в которой задает параметры заселения (типы номеров, расположение и т.д.), количество заезжающих и сроки заезда, после чего система автоматически бронирует номера. На бронь может быть сформирован счет, причем счет может быть выставлен туроператору, который заказывает размещение группы. Все расчеты с туроператором сохраняются в БД, а информация о проживании в гостинице заносится на карточку постояльца (например, для предоставления бонусов на проживание в гостинице в будущем).
• При заселении в гостиницу постояльцу выдается пластиковая карта, которая обеспечивает ему доступ в номер. Для расчета в баре (ресторане, сауне и т.д.) постоялец предъявляет ту же карту и все покупки автоматически записываются на его счет.
• Войдя в номер, постоялец включает свет и кондиционер и кладет карту в специальный карман (например, у двери при входе в номер). Пока карта находится в этом кармане, освещение, телевизор и другие приборы нормально функционируют. В противном случае через несколько минут срабатывает система энергосбережения и выключает все потребители электроэнергии. Если при включенном кондиционере распахнуть окно, то система это «заметит» и отключит кондиционер. Пока карта находится в кармане, вход персонала (уборщицы, администратора и т.д.) в номер по их картам блокируется.
• Финансовый отдел гостиницы может в любой момент получить информацию о доходах за прошедший период, ожидаемых доходах, а также упущенных прибылях (при предварительном бюджетировании возможна аналитика причин упущений).

И что в результате?

Что же мы получим от системы автоматизации при данной идеологии построения? Вот только некоторые её достоинства:

• Сохранение в базе данных всей информации о жизнедеятельности гостиницы и действиях персонала и постояльцев.
• Анализ текущей деятельности по любым показателям, что позволяет разрешать возникающие спорные ситуации, а также планировать и корректировать будущие шаги.
• Повышение экономической эффективности за счет централизованного управления, контроля действий персонала, взаимосвязи отделов, а также за счет оптимизации работы систем жизнеобеспечения.
• Дополнительные конкурентные преимущества: улучшенное обслуживание клиентов (оперативность обслуживания, удобство использования единой карты на территории отеля), возможность получения оперативной информации о свободных номерах и бронирование их через Интернет, дополнительный имидж современного отеля, использующего самые современные технологии.

Что же касается окупаемости, то затраты на такую систему не будут сильно превышать сегодняшние затраты на оборудование отеля, поскольку практически все необходимые подсистемы и так присутствуют в современной гостинице. Только работать при общей идеологии они будут гораздо эффективнее.